Facturen, algemene voorwaarden en BTW

Tekst vergroten Tekst verkleinen

Facturen EasyWebshop focust op webshopsoftware, maar biedt eveneens een uitgebreide factureringsapplicatie voor de Business klanten.

Voordat we deze functie aanboden, merkten we dat onze klanten facturen handmatig in een office applicatie moesten maken of externe factureringssoftware moesten gebruiken. Dit was tijdrovend, omslachtig en soms duur.

Daarom voorzien we een intern facturatieprogramma voor algemeen gebruik. Het programma genereert facturen en e-mailt ze automatisch op basis van de gegevens van binnenkomende bestellingen. Zodra alle parameters naar wens zijn ingesteld, kan de applicatie veel tijd besparen.

Facturatie

Factureringsfuncties

Factuurgegevens worden automatisch ingevuld en elk veld kan bewerkt worden
Factuursjabloon personaliseren, productfoto's en aangepaste teksten toevoegen
De mogelijkheid om de factuurberekening aan te passen
PDF-downloads
UBL (Universal Business Language) standaard integratie voor exporteren naar boekhoudapplicaties
De mogelijkheid om proforma facturen, creditnota's, pakbonnen en kwitanties te maken
Automatische factuurnummering met reset-functie
Mogelijkheid om facturen te e-mailen naar een accountant en boekhoudprogramma's
Geautomatiseerd downloaden en e-mailen van facturen
Meertalig (20 talen) en UTF-8 ondersteuning
A4 en US Letter papierformaat
Eenvoudige en gebruiksvriendelijke interface

Factuurinstellingen vindt u bij Instellingen > Meer opties > Facturen & Belasting.

Als Facturen & Belasting niet in het menu wordt weergegeven, verander dan het gebruikersniveau in Geavanceerd, bij Instellingen > Meer opties > Gebruikersniveau.

Factuurinstellingen

Voorbeeld factuur

Deze knop genereert een voorbeeldfactuur in een nieuw browservenster. U kunt de instellingen hieronder wijzigen en nogmaals op deze knop klikken om het resultaat te zien. U kunt ook een testbestelling maken in uw webshop en een echte factuur downloaden bij Beheer > Bestellingen. Het is aan te raden om enkele testbestellingen te maken; zo kunt u uw facturen fijn afstellen.

Papierformaat

Het is mogelijk om facturen in A4-formaat en U.S. Letter-formaat te genereren.

Taal

Hiermee wordt de taal van de factuur ingesteld. Standaard is dit de standaardtaal van de webshop, maar het kan ook worden ingesteld op de taal van de klant of op een andere taal.

Voorvoegsel factuurnummer

Dit is een vast voorvoegsel dat vóór het factuurnummer wordt weergegeven. Het is aan te raden om alleen letters te gebruiken en geen numerieke tekens. Het gebruik van cijfers kan verwarring veroorzaken met de factuurnummers.

Factuurnummer

Klik op het factuurnummer om een overzicht te krijgen van de factuurnummers en de daaraan gekoppelde bestellingen. Onderaan deze pagina vindt u een Reset knop om de facturen los te koppelen van de bestellingen en met nieuwe factuurnummers te beginnen. Het terugzetten van factuurnummers kan niet ongedaan worden gemaakt nadat op de bevestigingsknop is geklikt. U zult nieuwe facturen moeten aanmaken.

Uiterste betaaldatum

Met deze optie kunt u het aantal dagen instellen voordat de factuur betaald moet worden.

Kleur

Facturen, Proforma-facturen, Creditnota's, Pakbonnen en Kassabonnen kunnen een aparte kleursjabloon hebben om ze van elkaar te onderscheiden.

Lettertype

Er zijn 3 standaard lettertypen beschikbaar: Sans serif, monospace (elk teken neemt evenveel ruimte in) en serif. De toepassing is beperkt tot deze lettertypes omdat ze op elk type computer geïnstalleerd zijn en dus niet aan de PDF-gegevens moeten worden toegevoegd. Dit zorgt ervoor dat de bestandsgrootte van de facturen klein blijft. Deze lettertypen zijn ook goed leesbaar, zodat de facturen duidelijk blijven en geen verwarrende tekens bevatten.

Logo

Dit is een logo (afbeeldingsbestand) dat linksboven op uw facturen komt te staan.

Bestandsformaten: jpg, .jpeg, .gif, .png
Maximale bestandsgrootte: 5MB

Gebruik de functies Schalen en Bijsnijden om te experimenteren met verschillende logo's en formaten totdat u het gewenste resultaat hebt. U kunt ook software voor het bewerken van afbeeldingen gebruiken om uw logo verder te verfijnen. Wij raden GIMP en Paint.NET aan. Soms moet er witruimte worden toegevoegd aan de zijkanten of boven- en onderkant als het logo te langwerpig is om op de factuur te passen.

Factuurgegevens

Uw bedrijfsgegevens worden boven aan de factuur weergegeven. Klik op de link Aanpassen om uw bedrijfsgegevens te wijzigen.

Hoofding

De hoofding is een optionele tekst die aan de factuur kan worden toegevoegd. Deze tekst wordt weergegeven onder de adresgegevens en boven de producten.

Voetnoot

De voettekst is een optionele tekst die aan de factuur kan worden toegevoegd. Deze tekst wordt onder de producten en boven de factuurberekening weergegeven.

Voetnoot 2

De tweede voettekst is een optionele tekst die aan de factuur kan worden toegevoegd. Deze tekst wordt weergegeven onder de factuurberekening en het totaalbedrag.

Voorbeeldafbeeldingen weergeven

Voor elk product kan een miniatuur (kleine afbeelding of thumbnail) worden weergegeven onder de productcode. Dit werkt alleen als het product kan worden gevonden in productbeheer. Het werkt niet voor verwijderde producten.

Voorwaarden pagina toevoegen

U kunt een pagina met algemene voorwaarden toevoegen. De tekst kan in meerdere talen worden ingesteld bij Instellingen > Meer opties > Algemene voorwaarden. In de sectie hieronder wordt het instellen van algemene voorwaarden in meer detail uitgelegd.

E-mail factuur

Hier kunt u de bestemmingen instellen waar de factuur naartoe gestuurd moet worden. Standaard wordt de factuur naar uw klant gestuurd en krijgt u een kopie. De facturen worden niet opgeslagen in de backoffice, u kunt ze opslaan in uw mailbox. Het is mogelijk om extra e-mailadressen toe te voegen. Dit kan een persoon zijn die de administratie beheert, een accountant of een boekhoudprogramma.

U kunt de PDF-factuur als bijlage aan de e-mail toevoegen.
Voor accountants en boekhoudprogramma's kunt u de UBL-standaard gebruiken voor het automatisch verwerken van uw facturen.

Nadat u een factuur heeft bekeken, kunt u deze verzenden door te klikken op het E-mail factuur pictogram onderaan het factuurvoorbeeld.

Geautomatiseerde acties

Om u tijd te besparen, kan de factuur worden gedownload (in PDF- of UBL-formaat), een factuurnummer krijgen en automatisch worden gemaild bij het openen van de factuur. In dit gedeelte kunt u de acties kiezen die u automatisch wilt laten uitvoeren.

BTW

Hier kunt u instellen of de prijzen in uw webshop inclusief of exclusief BTW worden aangeboden. Stel dit maar één keer in. Het wijzigen van deze instelling is erg verwarrend voor uw klanten. Bovendien worden facturen van eerdere bestellingen verkeerd berekend omdat deze bestellingen met een andere BTW-berekeningsmethode zijn gemaakt.

BTW-tarief

U kunt hier maximaal drie BTW-tarieven instellen. Bijvoorbeeld voor België: 21%, 12% en 6%, voor Nederland 21%.

Geen BTW aanrekenen buiten Europa (EEA)

Vink deze optie aan als u niet wilt dat er BTW in rekening wordt gebracht voor bestellingen met een factuurland buiten Europa.

Geen BTW aanrekenen voor buitenlandse EU-bedrijven (EEA)

Hiermee kunt u ervoor zorgen dat de BTW 0% is voor B2B-bestellingen uit een ander Europees land. Bijvoorbeeld als een Zweeds bedrijf een product verkoopt aan een Deens bedrijf, of andersom. Uw klanten hebben een geldig BTW-nummer nodig om dit te laten werken.

Kassaprocedure B2B / B2C

B2B + B2C: tijdens het afrekenen kunnen klanten kiezen tussen Particulier of Zakelijk. Dit is de standaardinstelling.
B2C: uw klanten kunnen geen bedrijfsnaam of BTW-nummer invoeren. Dit vereenvoudigt de afrekenprocedure. Productprijzen exclusief BTW worden niet weergegeven in uw webshop.
B2B: uw klanten kunnen een bedrijfsnaam en BTW-nummer invoeren tijdens het afrekenen.
B2B BTW-nummer verplicht: hetzelfde als B2B, maar het BTW-nummer wordt geverifieerd in het VAT Information Exchange System van de Europese Unie. Houd er rekening mee dat het EU VIES regelmatig onderbrekingen heeft; het zal voor uw klanten niet mogelijk zijn om een bestelling te plaatsen wanneer VIES onbereikbaar is.

Facturen openen en bekijken

PDF De facturen worden gegenereerd in het standaard PDF formaat. U kunt .pdf-bestanden openen met een PDF-lezerapplicatie. Hieronder vindt u enkele aanbevolen open source PDF-lezers:

Factuurnummers wijzigen

Factuurnummers worden automatisch toegewezen aan elke factuur, volgend op het hoogste bestaande factuurnummer. De toewijzing van het nieuwe factuurnummer vindt plaats op het moment dat de factuur wordt gedownload of gemaild.

Als u een factuur downloadt, kunt u het factuurnummer onderaan de pagina wijzigen. Het volgende factuurnummer begint vanaf het door u laatst opgegeven factuurnummer. Zo kunt u precies kiezen welk nummer aan elke factuur wordt gegeven. Het is mogelijk om factuurnummers van bestellingen van buiten uw webshop over te slaan of om dubbele factuurnummers aan te maken (als dit gewenst zou zijn). Omdat het hoogste factuurnummer altijd wordt gebruikt voor de volgende factuur, is het onmogelijk om automatisch gegenereerde dubbele factuurnummers te hebben.

Als gebruiker heeft u altijd de vrijheid om de factuurnummers te kiezen, maar met het mogelijke gevolg dat er verwarring ontstaat. Wij raden u aan om het systeem automatisch factuurnummers te laten toewijzen. Op deze manier zullen er nooit hiaten en dubbele factuurnummers voorkomen.

Klik bij factuurinstellingen op het factuurnummer om een overzicht te krijgen van de factuurnummers en de daaraan gekoppelde bestellingen. Onderaan deze pagina vindt u een Reset knop om de facturen los te koppelen van de bestellingen en met nieuwe factuurnummers te beginnen. Het terugzetten van factuurnummers kan niet ongedaan worden gemaakt nadat op de bevestigingsknop is geklikt. U zult nieuwe facturen moeten maken.

Meertalige algemene voorwaarden

Webshop voorwaarden De algemene voorwaarden kunnen in meerdere talen worden ingesteld bij Instellingen > Meer opties > Algemene voorwaarden

Als Algemene voorwaarden niet in het menu wordt weergegeven, stel dan eerst het gebruikerservaringsniveau in op Geavanceerd, bij Instellingen > Meer opties > Gebruikerservaringsniveau.

De voorwaarden kunt u vinden:

Aan de onderkant van uw website via de link "Algemene voorwaarden", met een mogelijkheid om af te drukken
De klant moet de algemene voorwaarden accepteren in de laatste stap van het afrekenen
Op de tweede pagina bij uw facturen

Houd de opmaak van de algemene voorwaarden eenvoudig. Er is geen reden om veel tekstopmaak te gebruiken, behalve voor paragrafen. Omdat deze tekst in HTML-pagina's en PDF-documenten wordt weergegeven, kan de opmaak in beide situaties verschillend zijn.

Privacyverklaring

Vanaf 25 mei 2018 moet elke organisatie die persoonlijk identificeerbare informatie over inwoners van de EU verwerkt of beheert, strikte organisatorische en technische maatregelen treffen om te voldoen aan de General Data Protection Regulation (GDPR).

U kunt uw webshop GDPR-compliant maken bij Instellingen > Meer opties > Privacyverklaring

Volgende pagina: Verzendkosten instellen

Starterswiki

Veelgestelde vragen Contact